Projectmedewerker Documentcreatie- en Sjabloonbeheer
Voor de gemeente Amstelveen zijn wij op zoek naar een Projectmedewerker Documentcreatie- en Sjabloonbeheer. In deze opdracht lever je een belangrijke bijdrage aan de vervanging van de huidige documentcreatie- en sjabloonbeheertool. Het project ondersteunt de ambities van de organisatie op het gebied van digitale toegankelijkheid en toekomstbestendige documentprocessen. Je bent verantwoordelijk voor het analyseren van de huidige situatie, het adviseren over geschikte tooling en het begeleiden van de implementatie van een nieuwe oplossing.
Gemeente Amstelveen
Noord-Holland
16-24u
Tarief tot €80,- per uur
Detachering
Nog … dagen
Opdrachtgever: Gemeente Amstelveen
Locatie: Amstelveen (hybride, 2 dagen per week op kantoor)
Duur: 1 juli 2026 t/m 18 december 2026
Uren per week: 20 uur
Tarief: tarief in overleg (maximaal €80,-)
Reageren vóór: 8 juni 2026, 17:00 uur
Functieomschrijving
Binnen het project ‘Vervanging documentcreatie- en sjabloonbeheertool’ ben je verantwoordelijk voor het opstellen van een plan van aanpak, het inventariseren van bestaande documentprocessen en sjablonen en het adviseren over de meest geschikte tooling voor documentcreatie en sjabloonbeheer. Je onderzoekt beschikbare oplossingen zoals SmartDocuments en Microsoft 365, brengt de functionele behoeften in kaart en begeleidt de implementatie van de gekozen oplossing. Daarbij houd je nadrukkelijk rekening met digitale toegankelijkheid en gestandaardiseerde documentopmaak.
Taken en verantwoordelijkheden
- Opstellen van een plan van aanpak inclusief planning
- Inventariseren van eenvoudige en complexe sjablonen en documentopmaak
- Opstellen van representatieve voorbeelden van documentstructuren
- In kaart brengen van functionele eisen voor documentcreatie en sjabloonbeheer
- Uitvoeren van een vergelijkingsonderzoek naar beschikbare oplossingen
- Beoordelen van oplossingen zoals SmartDocuments en Microsoft 365
- Opstellen van een onderbouwd implementatieadvies
- Begeleiden van besluitvorming rondom toolingkeuzes
- Implementeren van de geselecteerde oplossing(en)
- Optimaliseren van documentprocessen en sjabloonbeheer
- Waarborgen van digitale toegankelijkheid binnen documentstromen
- Afstemmen met stakeholders binnen de organisatie
- Vertalen van complexe vraagstukken naar praktische oplossingen
- Ondersteunen bij adoptie en gebruik van de nieuwe oplossing
Functie-eisen
- Afgeronde hbo-opleiding
- Minimaal 3 jaar recente ervaring met documentcreatie- en sjabloonbeheeroplossingen
- Aantoonbare ervaring met selectie-, implementatie- en optimalisatietrajecten van documentmanagementtools
- Ervaring met SmartDocuments, Microsoft 365 of vergelijkbare oplossingen
- Ervaring met migratie- of vervangingstrajecten
- Ervaring met digitale toegankelijkheid (bijvoorbeeld WCAG)
- Ervaring met compliant en gestandaardiseerde documentopmaak
- In staat zelfstandig analyses uit te voeren en adviezen op te stellen
Pré’s
- Ervaring binnen gemeentelijke of publieke organisaties
- Ervaring met organisatiebrede implementaties
- Kennis van documentautomatisering
- Ervaring met verandermanagement en gebruikersadoptie
- Ervaring met complexe sjabloonstructuren
Competenties
- Analytisch vermogen
- Adviesvaardigheid
- Technische affiniteit
- Resultaatgerichtheid
- Doelgroepgerichte communicatievaardigheden
- Pragmatisch
- Oplossingsgericht
- Zelfstandig
- Stakeholdermanagement
- Organisatiesensitief
- Gestructureerd werken
- Overtuigingskracht
- Implementatiekracht
- Samenwerkingsgericht
- Kwaliteitsgericht
Solliciteren
