Projectleider implementatie DMS
Voor Tilburg University zijn wij op zoek naar een ervaren Projectleider implementatie DMS die verantwoordelijk wordt voor de implementatie van een nieuw Document Management Systeem/zaaksysteem binnen de universiteit. In deze rol stuur je zowel de technische als functionele implementatie aan en ben je verantwoordelijk voor integraties, datamigratie, adoptie en de uiteindelijke overdracht naar beheer. Je beweegt je binnen een complexe academische organisatie en weet verschillende stakeholders mee te nemen in veranderingen rondom informatiebeheer, documentprocessen en digitale archivering. De opdracht vraagt om een stevige en verbindende projectleider met ruime ervaring in DMS-implementaties, verandermanagement en stakeholdermanagement binnen grote organisaties.
Tilburg University
Noord-Brabant
16-24u
Tarief in overleg
Detachering, Freelance
Nog … dagen
Opdrachtgever: Tilburg University
Locatie: Tilburg / hybride
Startdatum: 29 juni 2026
Einddatum: 1 juli 2027
Optie tot verlenging: Ja
Uren per week: 16 uur per week in juli en augustus, vanaf september 2026 32 uur per week
Tarief: marktconform
Deadline: 26 mei
Functieomschrijving
Als Projectleider implementatie DMS ben je verantwoordelijk voor de volledige implementatie van een nieuw Document Management Systeem/zaaksysteem binnen Tilburg University. Je begeleidt het traject vanaf afronding van de aanbesteding tot en met nazorg en overdracht naar beheer. Daarbij stuur je leveranciers, technische specialisten, functioneel beheerders en adviseurs informatiebeheer aan. Je bent verantwoordelijk voor het opstellen en bewaken van projectplannen, planning, budgetten, risico’s en governance. Daarnaast coördineer je de inrichting van DMS-functionaliteiten zoals postregistratie, workflows, sjablonen, autorisaties en integraties met onder andere Microsoft 365, iBabs, digitale handtekeningen en Surfconnext. Ook draag je zorg voor datamigraties en het uitfaseren van oude systemen. Binnen de organisatie zorg je voor draagvlak, training, communicatie en adoptie van nieuwe werkprocessen en bewaak je compliance rondom AVG, Archiefwet en relevante NEN/ISO-richtlijnen.
Taken en verantwoordelijkheden
- Leidinggeven aan de volledige DMS-implementatie
- Opstellen en bewaken van projectplannen, planning en budget
- Inrichten van governance en rapportagestructuren
- Aansturen van leveranciers en technische specialisten
- Coördineren van inrichting van workflows, zaaktypen en autorisaties
- Realiseren van integraties met diverse systemen
- Bewaken van architectuur, beveiliging en datakwaliteit
- Coördineren van datamigraties
- Organiseren van adoptie-, trainings- en communicatieprogramma’s
- Creëren van draagvlak binnen faculteiten en divisies
- Zorgen voor compliance met AVG, Archiefwet en informatiebeheerstandaarden
- Begeleiden van overdracht naar beheer
Functie-eisen
- HBO+/WO werk- en denkniveau
- Minimaal 7 jaar ervaring als projectleider van complexe implementatieprojecten
- Minimaal 4 jaar ervaring met implementatie van DMS- en/of zaaksystemen
- Ervaring met datamigraties
- Ervaring met Agile, PRINCE2 of vergelijkbare methodieken
- Ervaring met stakeholdermanagement en verandermanagement
- Kennis van informatiebeheer en digitale archivering
- Kennis van DMS-systemen, zaaksystemen en Microsoft 365
- Uitstekende communicatieve vaardigheden
- Ervaring binnen de onderwijsbranche
Pré’s
- Achtergrond in Informatiekunde, IT-management, Bedrijfskunde of Informatiemanagement
- Ervaring met integraties rondom iBabs, Surfconnext en digitale handtekeningen
- Ervaring met adoptiestrategieën en organisatieverandering binnen complexe organisaties
Competenties
- Verbindend en empathisch
- Resultaatgericht
- Analytisch sterk
- Besluitvaardig
- Communicatief vaardig
- Diplomatiek
- Organisatiesensitief
- Praktisch ingesteld
- Structuur en overzicht kunnen brengen
- Hands-on mentaliteit
Solliciteren
