Kwaliteitsadviseur Archief en Informatiebeheer
De provincie Utrecht zoekt een kwaliteitsadviseur die helpt om het informatiebeheer en de archivering verder te professionaliseren. Je speelt een sleutelrol in het verbeteren van de kwaliteit van dossiervorming en archivering binnen de organisatie en zorgt dat informatie duurzaam toegankelijk en betrouwbaar wordt opgeslagen. Vanuit het cluster Informatiebeheer en Archivering draag je bij aan beleid, kwaliteitsborging en het vergroten van bewustwording bij collega’s.
Utrecht
32-36u
Salaris in overleg
Detachering
Nog … dagen
Opdrachtgever: Provincie Utrecht
Locatie: Utrecht
Duur: 6 maanden
Optie op verlenging: 1 x 6 maanden
Uren per week: 16 uur
Startdatum: zo spoedig mogelijk
Tarief: maximaal €105,- per uur (excl. btw, incl. reis- en parkeerkosten)
Zzp toegestaan: nee (functie valt onder Wet DBA)
Reageren vóór: vrijdag 31 oktober 2025, 09:00 uur
Functieomschrijving
Binnen het domein Bedrijfsvoering, Informatievoorziening en Organisatie (BIO) werkt de provincie Utrecht aan een moderne, integrale bedrijfsvoering. Het team Informatievoorziening (IV) ondersteunt de organisatie met betrouwbare ICT-diensten en oplossingen. Eén van de pijlers is goed informatiebeheer en archivering, essentieel voor duurzame toegankelijkheid en transparantie.
Als kwaliteitsadviseur informatiebeheer bewaak je dat informatie op de juiste wijze wordt opgeslagen, beheerd en gearchiveerd in systemen zoals Teams (DMS) en Corsa. Je toetst de kwaliteit van dossiers, begeleidt de organisatie bij maatregelen rondom duurzaam toegankelijk archiveren en adviseert over verbeteringen in processen en systemen. Daarnaast stimuleer je kennisontwikkeling en draagvlak bij medewerkers en teams.
Taken en verantwoordelijkheden
-
Uitvoeren van kwaliteitstoetsen op informatiebeheer (o.a. dossiers in DMS).
-
Begeleiden van organisatieonderdelen bij duurzaam toegankelijke archivering.
-
Beoordelen van de kwaliteit en beschikbaarheid van archiefsystemen.
-
Adviseren over verbeteringen in informatiebeheerprocessen.
-
Uitvoeren van werkzaamheden conform het Handboek Informatiebeheer.
-
Ondersteunen van projectteams bij correcte uitvoering van informatiebeheer.
-
Doorontwikkelen en onderhouden van het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer.
-
Ontwikkelen en borgen van beleid, kaders en richtlijnen voor informatiebeheer.
Functie-eisen
-
Afgeronde hbo-opleiding.
-
Minimaal 2 jaar ervaring met (digitale) archivering bij een overheidsorganisatie.
-
Kennis van de Archiefwet, Wet open overheid (Woo) en andere informatiewetten.
-
Ervaring met methoden en technieken op het gebied van informatiebeheer en archivering.
-
Voldoet aan de uitvoeringsvoorwaarde (niet zelfstandig/zzp).
Pré’s
-
Minimaal 3 jaar ervaring met digitale archivering in een overheidsomgeving.
-
Ervaring met het geven van trainingen over de Archiefwet, Woo en informatiewetgeving.
-
Ervaring met het opzetten en implementeren van kwaliteitssystemen voor informatiebeheer.
-
Ervaring met adoptie- en bewustwordingsprogramma’s binnen organisaties.
Competenties
Kwaliteitsbewust
Proactief
Resultaatgericht
Omgevingssensitief
Communicatief sterk
Verbindend
Analytisch vermogen
Geduldig en overtuigend
Solliciteren
