Documentalist

Documentalist – Projectclusters PPO Noord-Nederland

Opdrachtgever: Rijkswaterstaat
Locatie: Leeuwarden
Duur: z.s.m. – 31 maart 2026 (geen optie tot verlenging)
Uren per week: 28 – 32 uur
Tarief: Maximaal €68,75 per uur
Deadline: 19 maart 2025, 12:00 uur
Opleidingsniveau: MBO 4

Functieomschrijving

Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een Documentalist ter ondersteuning van de projectclusters A-Vaarwegen en B-Vaarwegen in Noord-Nederland. In deze functie ben je verantwoordelijk voor het beheer en de archivering van projectdocumentatie in diverse documentmanagementsystemen (DMS). Je speelt een cruciale rol in het structureren, ordenen en bewaken van de informatiehuishouding, zodat deze voldoet aan de kwaliteitsstandaarden van Rijkswaterstaat.

Je ondersteunt projectmedewerkers bij het correct registreren, metadateren en archiveren van documenten en zorgt ervoor dat het archiefsysteem actueel en toegankelijk blijft. Daarnaast geef je instructies en trainingen aan medewerkers over documentbeheer en ben je het aanspreekpunt voor informatiebeheer binnen de projecten.

Taken en verantwoordelijkheden

• Beheren en actualiseren van projectarchieven volgens de richtlijnen van Rijkswaterstaat
• Opstellen en bijhouden van autorisatiematrices en toekennen van rechten in het DMS
• Registreren, ordenen en metadateren van documenten en dossiers
• Toezien op de naleving van archiveringsregels en vertrouwelijkheidsclassificaties
• Instrueren en begeleiden van projectmedewerkers in documentbeheer en archivering
• Onderhouden van werkinstructies, handleidingen en ordeningsstructuren
• Bewaken van de juiste verwerking en routering van inkomende en uitgaande documentatie
• Signaleren en rapporteren van verbeterpunten binnen het documentbeheer

Functie-eisen

• MBO 4-opleiding in informatiemanagement of een vergelijkbare richting
• Aantoonbare werkervaring met documentmanagementsystemen (DMS) en digitaal archiveren
• Kennis van documentair informatiebeheer en DIM-gerelateerde ICT-middelen
• Ervaring met het opstellen van handreikingen en werkinstructies
• Beschikbaarheid om minimaal 2 dagen per week op locatie in Leeuwarden te werken

Nice to have

• Kennis van informatiestromen binnen grootschalige GWW-projecten bij de overheid
• Ervaring met relevante wet- en regelgeving, zoals Woo, AVG en Archiefwet
• Ervaring met recordmanagement in M365 SharePoint
• Minimaal 2 jaar ervaring met DMS en digitaal archiveren
• Sterke analytische en communicatieve vaardigheden

Competenties

• Analytisch denkvermogen
• Dienstverlenend en klantgericht
• Hands-on mentaliteit
• Communicatief vaardig
• Nauwkeurigheid
• Plannen en organiseren
• Proactief