Directiesecretaris Data
Je zorgt ervoor dat de besluitvorming binnen de directie Data van de Gemeente Amsterdam soepel, transparant en efficiënt verloopt. Als directiesecretaris ben jij de verbindende schakel tussen de directie, het managementteam en de medewerkers, met oog voor zowel inhoud als proces.
Gemeente Amsterdam
Noord-Holland
32-36u
Tarief in overleg
Nog … dagen
Opdrachtgever: Gemeente Amsterdam
Locatie: President Kennedylaan 923, 1079 MZ Amsterdam
Startdatum: z.s.m. na sluiting
Einddatum: 30 juni 2025, met optie tot verlenging (tot maximaal 24 maanden totaal)
Uren per week: 32 – 36
Functieomschrijving
Als Directiesecretaris Data ondersteun je de directie op zowel strategisch als operationeel niveau. Je bent verantwoordelijk voor het coördineren en stroomlijnen van besluitvormingsprocessen, het voorbereiden en notuleren van vergaderingen en het bewaken van de opvolging van acties. Daarnaast fungeer je als rechterhand van de directeur Data en als adviserend lid van het managementteam.
Je speelt een sleutelrol in de organisatieontwikkeling van de directie: van het meedenken over visie, missie en strategie tot het concretiseren van plannen en projecten. Je zorgt dat de directie goed geïnformeerd beslissingen kan nemen en dat processen, informatie en communicatie helder en gestructureerd verlopen.
Taken en verantwoordelijkheden
• Opstellen van agenda’s, verzamelen van stukken en notuleren van MT Data-overleggen
• Beheren van de termijnagenda en publiceren van besluiten via MS Teams
• Voorzitten en vastleggen van weekstarts als Obeya-master, inclusief opvolging van acties
• Organiseren van kwartaalbijeenkomsten voor de directie Data en stimuleren van medewerkersbetrokkenheid
• Inrichten en coördineren van Teams-kanalen voor de directie en het MT Data
• Coördineren van communicatie en documentatie in MS Teams (agenda’s, notulen, besluiten)
• Deelnemen aan de werkgroep “Fijne werkplek” (huisvesting) en andere interne verbeterinitiatieven
• Bijdragen aan het verbeteren van de doelstellingen en strategieprocessen van de directie
• Adviseren van het MT over besluitvorming en communicatie
• Verbeteren van interne communicatie en structuur binnen de directie
Gemeentelijke context
De directie Data maakt onderdeel uit van het cluster Digitalisering, Innovatie en Informatie binnen de Gemeente Amsterdam. Dit cluster ondersteunt de stad bij haar digitale transformatie en werkt aan innovatieve oplossingen om de stad veiliger, slimmer en toekomstbestendiger te maken.
Werken bij de gemeente Amsterdam betekent werken aan maatschappelijke impact. Binnen het IT-, Innovatie- en Data-domein wordt volop ingezet op kennisontwikkeling, digitale veiligheid en efficiëntie, met een sterke focus op samenwerking en continue verbetering.
Functie-eisen
• Afgeronde HBO-opleiding in de richting van Bestuurskunde, Informatiekunde of Recht
• Minimaal 6 maanden aantoonbare ervaring als directiesecretaris, bij voorkeur binnen een G4-gemeente
• Minimaal 6 maanden ervaring met het organiseren, voorbereiden en voorzitten van MT-vergaderingen
• Minimaal 6 maanden ervaring met het adviseren van managementteams
• Minimaal 6 maanden ervaring met het beheren van MT Data Teams-kanalen, inclusief het delen van agenda’s, stukken en notulen
• Minimaal 6 maanden ervaring met het gebruik van MS Office 365
• Digitaal vaardig en organisatorisch sterk
Competenties
• Analytisch en planmatig
• Communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk
• Proactief en verbindend
• Nauwkeurig, betrouwbaar en integer
• In staat om overzicht te bewaren in een dynamische omgeving
• Organisatiesensitief en gericht op samenwerking
Solliciteren
