Projectleider Implementatie DMS

Projectleider Implementatie DMS

Opdrachtgever: Ferm Werk
Locatie: Regio Utrecht
Startdatum: z.s.m.
Duur: 6 maanden
Optie tot verlenging: Mogelijk, nog niet bekend
Uren per week: 24 uur
Tarief: Maximaal €110,- all-in excl. btw (incl. fee Flextender)
ZZP toegestaan: Ja (DAS opdracht)
Hybride werken: Ja
Deadline: 2 maart 2026, 09:00 uur

Functieomschrijving

Als Projectleider Implementatie DMS ben je verantwoordelijk voor het actualiseren, organiseren en realiseren van de implementatie van het zaaksysteem Djuma. Je opereert binnen de afdeling Bedrijfsvoering, team Informatievoorziening.

Je stuurt op planning, scope, risico’s en afhankelijkheden en zorgt voor samenhang tussen Djuma, archiefbeheer en aanpalende systemen. Je bewaakt de voortgang, faciliteert besluitvorming en zorgt voor heldere rapportages richting stakeholders. Daarbij werk je zelfstandig binnen afgesproken kaders, zonder hiërarchische aansturing.

Je brengt interne stakeholders (IV/ICT, archief, gebruikers, management) en externe partijen (leveranciers en implementatiepartners) samen en creëert duidelijke afspraken over rollen en verantwoordelijkheden. Je legt een solide basis voor een beheerste verdere uitrol en ingebruikname van het systeem.

Resultaten

• Een actueel en gedragen projectplan inclusief fasering, planning en mijlpalen
• Aantoonbaar opgestarte implementatie volgens planning
• Vastgelegde rollen en verantwoordelijkheden van stakeholders
• Inzichtelijke en gemanagede risico’s en afhankelijkheden
• Transparante voortgangsrapportages
• Solide basis voor verdere uitrol en ingebruikname

Taken en verantwoordelijkheden

• Actualiseren en opleveren van een integraal projectplan
• Coördineren van implementatieactiviteiten met interne stakeholders
• Afstemmen met leveranciers en implementatiepartners
• Bewaken van scope, planning, kwaliteit, risico’s en afhankelijkheden
• Zorgen voor samenhang tussen Djuma, archiefbeheer en gekoppelde systemen
• Voorbereiden en begeleiden van besluitvorming
• Rapporteren over voortgang en knelpunten
• Begeleiden van de organisatie bij ingebruikname

Functie-eisen

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider in complexe ICT-implementaties binnen een (semi-)overheidsorganisatie
• Aantoonbare ervaring met implementatie van een zaaksysteem of DMS
• Aantoonbare ervaring in een bestuurlijke omgeving met meerdere interne en externe stakeholders
• Beschikbaar voor 16–24 uur per week gedurende de gehele opdracht
• Bring Your Own Device van toepassing

Gunningscriteria

• Aantoonbare ervaring met implementatie van DMS en/of zaaksystemen
• Aantoonbare ervaring met regievoering binnen projecten
• Aantoonbare ervaring met stakeholder- en leveranciermanagement
• Aantoonbare ervaring met werken binnen kwaliteitskaders en afstemmen van plan van aanpak op actuele ontwikkelingen

Competenties

• Resultaatgericht
• Organiserend vermogen
• Analytisch sterk
• Besluitvaardig
• Overtuigend
• Tactvol
• Doorzettingsvermogen
• Samenwerkingsgericht
• Plannen en organiseren
• Kritisch en assertief